El domingo, una visitante deja su teléfono para que le avisen cuándo empieza el grupo de jóvenes. El martes, dos líderes piensan que al otro le tocaba llamarla. Ese pequeño desencuentro es una buena prueba para cualquier software para iglesias. Antes de contratar, pide que te enseñen cómo una persona pasa de la lista de bienvenida al grupo que la espera y cómo sabe el equipo quién dará el siguiente paso.

Seis pruebas para llevar a la demostración

Hazlas con datos ficticios. Invita a quienes usarán el sistema cada semana y deja que manejen el teléfono o la computadora. Para cada prueba, anoten si pudieron completarla solos, si necesitaron ayuda o si quedó pendiente.

  • Miembros. Crea la ficha de una visitante, cambia su teléfono y búscala otra vez. La gestión de miembros de iglesia se complica si cada ministerio termina guardando una copia distinta de la misma ficha.
  • Grupos y ministerios. Asigna la visitante al grupo de jóvenes. Entra como líder y comprueba si puedes encontrarla en tu grupo y reconocer quién se encargará de darle la bienvenida.
  • Agenda. Programa una reunión y luego cambia el salón. Pide a dos colaboradores que busquen el lugar desde sus teléfonos. ¿Los dos llegaron al mismo dato sin consultar el chat?
  • Tareas. Asigna la llamada de bienvenida a una persona y acuerda una fecha. Comprueba cómo verá lo que tiene pendiente y cómo sabrá el resto que la llamada ya se hizo.
  • Finanzas. Pide a tesorería que registre una ofrenda ficticia y localice el total correspondiente en un reporte. Si también necesita controlar gastos o conciliar cuentas, que pida ver esas operaciones por separado.
  • Permisos. Prueba con dos cuentas. La persona de bienvenida debe poder desempeñar su tarea sin consultar las ofrendas individuales. Verifica también cómo retirar el acceso cuando cambie el equipo.

Cómo decidir qué plan contratar

Cuenta por separado a las personas que vas a registrar y a quienes necesitarán una cuenta para trabajar. Una congregación de sesenta miembros podría necesitar ocho usuarios si varios líderes comparten responsabilidades. En ese caso, un plan con capacidad para todos los miembros pero solo siete usuarios le quedaría corto desde el primer día.

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